Hoy en día no cabe duda de que automatizar las actividades con un SISTEMA DE GESTION en nuestra empresa es una inversión que en el mediano plazo nos va a traer mejoras tales como:

• Reducción del tiempo en el que se realizan las actividades
• Reducción de errores en los procesos involucrados
• Disponibilidad de información histórica para la toma de decisiones

Sin embargo, debemos tener en cuenta que los sistemas por si solos no son algo mágico que de la noche a la mañana transforman positivamente las actividades, los SISTEMAS DE GESTION tienen características y funcionalidades que deben ser analizadas previamente antes de su implementación en la empresa, de lo contrario, los resultados no serán los esperados y habrá realizado una inversión en vano.

Para aquellas empresas que no cuentan con un Departamento o Asesor de Tecnología especializado que los guíe en el proceso de elección, a continuación, mostramos algunos de los puntos que deben tener en cuenta al momento de analizar un sistema para su empresa:

1. Revise la funcionalidad del sistema evaluado:

El primer punto que debe revisar antes de continuar con los siguientes al momento de evaluar un sistema es la FUNCIONALIDAD. Debe asegurarse que el sistema soporte la mayor cantidad de actividades que realizan los usuarios en sus procesos actuales, en algunos casos va a ser necesario cambiarlos para adaptarse al sistema.

 

2. Ubicación y disponibilidad de la base de datos:

Otro de los puntos más importante que debemos considerar es donde estará alojada nuestra información y el nivel de control que podemos ejercer sobre ésta. En el mercado encontraremos sistemas que trabajan con alguna de las siguientes alternativas de almacenamiento de datos: a) Base de datos exclusiva para su empresa, o, b) base de datos del proveedor.

 

En cualquier caso, Usted debe preguntar al proveedor ¿Qué pasa con mi información cuando deje de usar el sistema que va a adquirir?, ¿Cómo accederá a su información a pesar de que ya no quiera seguir pagando por el sistema?

 

3. Flexibilidad para implementar funcionalidad nueva:

Lo único constante en las empresas es EL CAMBIO. Los clientes, instituciones estatales o coyunturas sociales, nos obligan a implementar mejoras en los procesos de negocio con lo cual, la flexibilidad que nos pueda brindar el proveedor del sistema para realizar desarrollos que se ajusten mejor a nuestra forma de trabajo es algo que recomendamos evaluar.

 

4. Madurez del sistema en nuestro giro de negocio:

Ser la primera implementación de un sistema, si bien puede ser una etiqueta que lleva a pensar en ser “lideres” o “los primeros”, en la práctica, al momento de la implementación puede convertirse en una odisea porque el sistema no está probado en nuestro giro de negocio y por ende los consultores encargados del proyecto tendrán una etapa de aprendizaje lo cual significa tiempo de nuestro personal involucrado.

 

5. Disponibilidad de tiempo de nuestros usuarios:

Puede contratar el mejor sistema, con la mejor empresa de implementación del mundo, pero si los usuarios de nuestra empresa no se comprometen, el resultado no puede ser exitoso. Para implementar un sistema, nuestros usuarios deben realizar tareas críticas para el avance del proyecto, por ejemplo, se requiere información que hay que prepararla en los formatos de importación, deben participar en reuniones de coordinación, hay que probar el sistema para asegurarnos que haga lo que se necesita, en fin, tareas que van a “quitar” tiempo de los usuarios, si en nuestra empresa, “no hay tiempo para nada”, va a ser muy complicado por decir lo menos.

En conclusión, un SISTEMA DE GESTION siempre va a ser de mucha ayuda para nuestra empresa, quizás hasta determinante para el crecimiento del negocio; sin embargo, considere la mayor cantidad de aspectos que son críticos al momento de elegir un sistema porque de ellos depende el éxito de su elección e implementación, en este artículo solo hemos puesto unos cuantos, pero hay más de distinta categoría.