Algunos clientes nos han preguntado si realmente ayuda instalar dos monitores para el trabajo diario de los usuarios, esto porque representa una inversión no tan baja, especialmente en empresas que disponen de un presupuesto ajustado. En base a nuestra experiencia podemos afirmar que usar dos monitores es una práctica que si permite mejorar la productividad de los usuarios, sin embargo, los resultados varían según el tipo de tareas que realicen y adicionalmente, como estas tareas se llevan a cabo en la computadora. A continuación, les presentamos un caso en el que hemos participado directamente:

Por su giro de negocio, la empresa ABZ debe asociar los comprobantes emitidos (Ingresos) y los comprobantes recibidos (Egresos) que corresponden a las operaciones de un proyecto específico a fin de obtener el margen de cada uno.

Para realizar esta tarea existe un área de soporte brazo de Contabilidad que se encarga de verificar que los comprobantes recibidos cumplan con las especificaciones de las órdenes de compra emitidas y de estar conforme, procede a registrarlo en su Sistema de Gestión. El área está conformada por 5 Analistas quienes procesan en promedio 8,500 comprobantes de proveedores al mes.

Al hacer la instalación del segundo monitor, el usuario proyecta en uno de ellos el comprobante del proveedor y en el otro, el Sistema de Gestión, de esta forma, ya no tiene que cambiar entre ventanas (ALT + TAB) en una sola pantalla.

Después del cambio y una vez acostumbrado, cada Analista pasa de registrar 1,700 a 2,230 comprobantes promedio al mes, es decir, poco mas de 30% de incremento de productividad a lo que se tiene que sumar la reducción de errores en el registro que no se llegaron a medir.

Con estos resultados, la Gerencia dispone que los 220 usuarios que usan computadora trabajen haciendo uso de 2 monitores.

Como lo mencionamos al inicio, la mejora varía de acuerdo al tipo de actividad que realiza el usuario, sin embargo, hemos visto mejores resultados en las siguientes áreas:

• Contabilidad, tal como se menciona en el caso, los usuarios de esta área realizan validaciones de multiples documentos, por lo que, es una de las áreas donde mejores resultados hemos obtenido.
• Tecnología de Información, especificamente en el área de Desarrollo de Software, ya que tener el código en una pantalla y el resultado en otra, hace que el Programador avance mucho mejor.
• Operaciones, sin importar el tipo de empresa, las áreas de operaciones son sinónimo de CORE DE NEGOCIO por lo que se encuentra en constante monitoreo de los procesos de la empresa.
• Marketing y Diseño, en la elaboración de los artes se puede verificar como va quedando el diseño en diferentes resoluciones.

Para terminar, queremos señalar que, adicional a la mejora de la productividad, existen varias razones por las que vale la pena invertir en un segundo monitor, sin embargo, es importante considerar que muchas veces no basta con instalarlo nada mas, también debemos asegurarnos que el usuario sepa interactuar con las dos pantallas y si es necesario ver en que actividades le puede sacar mayor provecho para capacitarlo.